หมวด: การขาย · คำศัพท์

สร้างใบสั่งขาย

ใบสั่งขายคือเอกสารยืนยันว่าลูกค้าสั่งซื้อสินค้า ใช้เป็นหลักฐานเพื่อจัดส่งสินค้าและออกบิล สร้างได้ 2 ทาง: สร้างใหม่โดยตรง หรือแปลงมาจากใบเสนอราคา

สิ่งที่ต้องเตรียม: ต้องมีลูกค้าในระบบแล้ว (สร้างผู้ติดต่อ)

บทความนี้อธิบายการสร้างใบสั่งขายใหม่โดยตรง

เปิดหน้าสร้างใบสั่งขาย

1. คลิกเมนู การขาย > ใบสั่งขาย ที่แถบด้านซ้าย ระบบจะแสดงรายการใบสั่งขายทั้งหมด

2. คลิกปุ่ม สร้าง มุมขวาบน ระบบจะเปิดแบบฟอร์มใบสั่งขายเปล่า

กรอกข้อมูลเอกสาร

ส่วนหัวเอกสาร

• เลขที่เอกสาร -- ระบบสร้างให้อัตโนมัติ
• หมายเลขอ้างอิง -- เลขอ้างอิงภายนอก เช่น เลข PO ของลูกค้า (ไม่บังคับ)
• ผู้เกี่ยวข้อง -- พนักงานที่รับผิดชอบ (ไม่บังคับ)
• พนักงานขาย -- พนักงานขายที่ดูแลรายการนี้
• วันที่ออกเอกสาร -- ค่าเริ่มต้นคือวันนี้
• วันครบกำหนด -- วันที่ต้องชำระเงิน
• วันกำหนดส่งของ -- วันที่คาดว่าจะส่งสินค้า (ไม่บังคับ)
• เครดิต (วัน) -- จำนวนวันให้เครดิต

เลือกลูกค้า

1. คลิกช่อง ลูกค้า ระบบจะเปิดหน้าต่างค้นหาลูกค้า
2. พิมพ์ชื่อหรือรหัสลูกค้า แล้วเลือก
3. ระบบจะกรอก เลขประจำตัวผู้เสียภาษี และข้อมูลติดต่อให้อัตโนมัติ

ข้อมูลการขาย

• ประเภทรับชำระ -- วิธีรับเงิน เช่น เงินสด, โอน (ไม่บังคับ)
• ช่องทางการขาย -- ช่องทางที่ลูกค้าสั่งซื้อ เช่น Facebook, หน้าร้าน (ไม่บังคับ)
• Tag -- ป้ายกำกับเพื่อจัดกลุ่ม เช่น VIP, ด่วน (ไม่บังคับ)

เพิ่มสินค้า

1. คลิกปุ่ม เพิ่ม ในส่วนตารางสินค้า
2. เลือกสินค้าจากรายการ
3. กรอกข้อมูลแต่ละรายการ:

ช่อง	คำอธิบาย
จำนวน	จำนวนที่ลูกค้าสั่ง
หน่วย	หน่วยนับ เช่น ชิ้น, กล่อง
ราคา/หน่วย	ราคาต่อหน่วย
ส่วนลด/หน่วย	ส่วนลดต่อชิ้น เลือกเป็นบาทหรือเปอร์เซ็นต์
ภาษี	อัตราภาษี: ไม่มี, 0%, หรือ 7%

ส่วนสรุปและหมายเหตุ

• ส่วนลดเพิ่มเติม -- ส่วนลดรวมทั้งใบ
• ค่าส่ง -- ค่าส่งสินค้า (ไม่บังคับ)
• หมายเหตุเอกสาร -- บันทึกเพิ่มเติม

ระบบคำนวณยอดรวมท้ายเอกสารให้อัตโนมัติ: มูลค่าก่อนภาษี, ภาษีมูลค่าเพิ่ม, ยอดรวมสุทธิ

บันทึกร่าง

คลิกปุ่ม บันทึกร่าง ระบบจะบันทึกเอกสารในสถานะ ร่าง กลับมาแก้ไขได้ทุกเมื่อ

ยืนยันใบสั่งขาย

เมื่อข้อมูลถูกต้องครบถ้วน:

1. คลิกปุ่ม ยืนยันข้อมูล ระบบจะเปลี่ยนสถานะเป็น อนุมัติแล้ว
2. ใบสั่งขายพร้อมนำไปจัดส่งสินค้าและออกบิล

ตัวเลือกอื่น

คลิกปุ่ม ตัวเลือก มุมขวาบน เพื่อ:

ตัวเลือก	ใช้ทำอะไร
คัดลอกเอกสาร	สร้างใบสั่งขายใหม่โดยคัดลอกข้อมูลจากใบนี้
เปลี่ยนสถานะเป็นร่าง	เปลี่ยนจากอนุมัติแล้วกลับเป็นร่าง เพื่อแก้ไข
ยกเลิก	ยกเลิกใบสั่งขาย (ยกเลิกแล้วเปลี่ยนแปลงไม่ได้)
ลบเอกสาร	ลบใบสั่งขาย (ใช้ได้เฉพาะสถานะร่าง)

พิมพ์เอกสาร

คลิกปุ่ม พิมพ์ เพื่อสร้างไฟล์ PDF ของใบสั่งขาย ต้องบันทึกเอกสารก่อนจึงจะพิมพ์ได้

สิ่งที่ต้องระวัง

• ต้องเลือกลูกค้าก่อนบันทึกเสมอ
• ต้องมีสินค้าอย่างน้อย 1 รายการ
• เมื่อยืนยันแล้ว ถ้าต้องการแก้ไข ให้ใช้ เปลี่ยนสถานะเป็นร่าง ก่อน
• เมื่อยกเลิกเอกสารแล้ว ไม่สามารถเปลี่ยนกลับได้