หมวด: เริ่มต้นใช้งาน · คำศัพท์
ทำความเข้าใจสถานะเอกสาร
สิ่งที่ต้องเตรียม: ไม่มี สร้างได้เลย
ทุกเอกสารในระบบ ไม่ว่าจะเป็นใบเสนอราคา ใบสั่งซื้อ ใบรับสินค้า หรืออื่น ๆ จะมี "สถานะ" บอกว่าเอกสารอยู่ในขั้นตอนไหนแล้ว สถานะแสดงเป็นป้ายสีที่มุมของเอกสาร
สถานะมีอะไรบ้าง
| สถานะ | สีที่แสดง | หมายความว่า | แก้ไขเอกสารได้ไหม |
|---|---|---|---|
| ร่าง | เทา | สร้างเอกสารแล้ว แต่ยังไม่ส่ง แก้ไขได้ตามสะดวก | ได้ |
| รออนุมัติ | ส้ม | ส่งให้หัวหน้าตรวจสอบแล้ว กำลังรอการอนุมัติ | ไม่ได้ |
| อน ุมัติ | น้ำเงิน | ผ่านการอนุมัติแล้ว พร้อมดำเนินการต่อ | ไม่ได้ |
| เสร็จสิ้น | เขียว | ดำเนินการเรียบร้อยแล้ว ไม่ต้องทำอะไรเพิ่ม | ไม่ได้ |
| ยกเลิก | เทาเข้ม | ยกเลิกเอกสารนี้แล้ว ไม่สามารถใช้งานได้อีก | ไม่ได้ |
| ไม่อนุมัติ | แดง | หัวหน้าไม่อนุมัติ สามารถกลับไปแก้ไขแล้วส่งอนุมัติใหม่ได้ | ได้ |
ลำดับการเปลี่ยนสถานะ
เอกสารจะเปลี่ยนสถานะไปตามลำดับนี้:
ร่าง → รออนุมัติ → อนุมัติ → เสร็จสิ้น
ถ้าหัวหน้าไม่อนุมัติ
เอกสารจะเปลี่ยนเป็นสถานะ ไม่อนุมัติ สามารถกลับไปแก้ไขข้อมูลแล้วส่งอนุมัติใหม่ได้
รออนุมัติ → ไม่อนุมัติ → (แก้ไข) → รออนุมัติ → อนุมัติ
ถ้ากิจการไม่ได้เปิดระบบอนุมัติ
เอกสารจะข้ามขั้นตอน "รออนุมัติ" ไปเลย:
ร่าง → อนุมัติ → เสร็จสิ้น
สถานะ "ร่าง" ทำอะไรได้บ้าง
เอกสารที่อยู่ในสถานะ ร่าง ยังไม่ถูกส่งออกไปไหน จึงทำได้หลายอย่าง:
- แก้ไข -- เปลี่ยนข้อมูลในเอกสารได้ทุกช่อง
- ลบ -- ลบเอกสารออกจากระบบได้
- คัดลอก -- สร้างเอกสารใหม่โดยคัดลอกข้อมูลจากเอกสารนี้
สถานะ "อนุมัติ" แล้ว ทำอะไรได้บ้าง
เอกสารที่ อนุมัติ แล ้วจะล็อกไม่ให้แก้ไข เพราะอาจมีเอกสารอื่นอ้างอิงถึง แต่ยังทำได้:
- ยกเลิก -- ถ้ายังไม่มีเอกสารอื่นอ้างอิง เช่น ใบเสนอราคาที่ยังไม่ถูกสร้างเป็นใบสั่งขาย
- สร้างเอกสารต่อเนื่อง -- เช่น สร้างใบสั่งขายจากใบเสนอราคา สร้างใบสั่งซื้อจากใบขอซื้อ
ดูสถานะได้ที่ไหน
สถานะเอกสารแสดงใน 2 จุดหลัก:
- หน้ารายการ -- คอลัมน์ "สถานะ" ในตาราง แสดงป้ายสีของแต่ละเอกสาร
- หน้าเอกสาร -- ป้ายสถานะด้านบนของเอกสาร
สรุป
- เทา (ร่าง) = ยังแก้ไขได้
- ส้ม (รออนุมัติ) = รอหัวหน้าตรวจสอบ
- น้ำเงิน (อนุมัติ) = ผ่านการอนุมัติแล้ว
- เขียว (เสร็จสิ้น) = ดำเนินการเรียบร้อย
- เทาเข้ม (ยกเลิก) = ถูกยกเลิก
- แดง (ไม่อนุมัติ) = ถูกตีกลับ