หมวด: เริ่มต้นใช้งาน · คำศัพท์

ทำความเข้าใจสถานะเอกสาร

สิ่งที่ต้องเตรียม: ไม่มี สร้างได้เลย

ทุกเอกสารในระบบ ไม่ว่าจะเป็นใบเสนอราคา ใบสั่งซื้อ ใบรับสินค้า หรืออื่น ๆ จะมี "สถานะ" บอกว่าเอกสารอยู่ในขั้นตอนไหนแล้ว สถานะแสดงเป็นป้ายสีที่มุมของเอกสาร

---

ภาพรวมการทำงาน

1. สร้างเอกสาร — สร้างและส่ง · ผู้สร้างเอกสาร · MineERP
2. ส่งเอกสาร — สร้างและส่ง · ผู้สร้างเอกสาร · MineERP
3. อนุมัติเอกสาร — อนุมัติ · ผู้มีสิทธิ์อนุมัติ · MineERP
4. ปิดเอกสาร — ทำต่อจนจบ · ผู้รับผิดชอบเอกสาร · MineERP

1. สร้างเอกสาร บันทึกเป็น ร่าง ยังแก้ไข ลบ หรือคัดลอกได้
2. ส่งเอกสาร กด ส่ง เป็น รออนุมัติ (ถ้าไม่เปิดการอนุมัติ จะข้ามไป อนุมัติแล้ว ดู ตั้งค่าการอนุมัติ)
3. อนุมัติเอกสาร กด อนุมัติ เป็น อนุมัติแล้ว และล็อกไม่ให้แก้ไข (กด ไม่อนุมัติ เพื่อตีกลับให้แก้)
4. ปิดเอกสาร ทำงานของเอกสารครบ เป็น เสร็จสิ้น (กด ยกเลิก ได้ถ้ายังไม่มีเอกสารอื่นอ้างอิง)

บางเอกสารมีสถานะของตัวเองเพิ่ม เช่น ใบเสนอราคามี รอตอบรับ และ ตอบรับแล้ว ดูในบทความของเอกสารนั้น

---

สถานะมีอะไรบ้าง

สถานะ	สีที่แสดง	หมายความว่า	แก้ไขเอกสารได้ไหม
ร่าง	เทา	สร้างเอกสารแล้ว แต่ยังไม่ส่ง แก้ไขได้ตามสะดวก	ได้
รออนุมัติ	ส้ม	ส่งให้ผู้อนุมัติตรวจสอบแล้ว กำลังรอการอนุมัติ	ไม่ได้
อนุมัติแล้ว	น้ำเงิน	ผ่านการอนุมัติแล้ว พร้อมดำเนินการต่อ	ไม่ได้
เสร็จสิ้น	เขียว	ดำเนินการเรียบร้อยแล้ว ไม่ต้องทำอะไรเพิ่ม	ไม่ได้
ยกเลิก	เทาเข้ม	ยกเลิกเอกสารนี้แล้ว ไม่สามารถใช้งานได้อีก	ไม่ได้
ไม่อนุมัติ	แดง	ผู้อนุมัติไม่อนุมัติ กลับไปแก้ไขแล้วส่งอนุมัติใหม่ได้	ได้

---

สถานะ "ร่าง" ทำอะไรได้บ้าง

เอกสารที่อยู่ในสถานะ ร่าง ยังไม่ถูกส่งออกไปไหน จึงทำได้หลายอย่าง:

• แก้ไข -- เปลี่ยนข้อมูลในเอกสารได้ทุกช่อง
• ลบ -- ลบเอกสารออกจากระบบได้
• คัดลอก -- สร้างเอกสารใหม่โดยคัดลอกข้อมูลจากเอกสารนี้

---

สถานะ "อนุมัติแล้ว" ทำอะไรได้บ้าง

เอกสารที่ อนุมัติแล้ว จะล็อกไม่ให้แก้ไข เพราะอาจมีเอกสารอื่นอ้างอิงถึง แต่ยังทำได้:

• ยกเลิก -- ถ้ายังไม่มีเอกสารอื่นอ้างอิง เช่น ใบเสนอราคาที่ยังไม่ถูกสร้างเป็นใบสั่งขาย
• สร้างเอกสารต่อเนื่อง -- เช่น สร้างใบสั่งขายจากใบเสนอราคา สร้างใบสั่งซื้อจากใบขอซื้อ

---

ดูสถานะได้ที่ไหน

สถานะเอกสารแสดงใน 2 จุดหลัก:

1. หน้ารายการ -- คอลัมน์ "สถานะ" ในตาราง แสดงป้ายสีของแต่ละเอกสาร
2. หน้าเอกสาร -- ป้ายสถานะด้านบนของเอกสาร

---

สรุป

• เทา (ร่าง) = ยังแก้ไขได้
• ส้ม (รออนุมัติ) = รอผู้อนุมัติตรวจสอบ
• น้ำเงิน (อนุมัติแล้ว) = ผ่านการอนุมัติแล้ว
• เขียว (เสร็จสิ้น) = ดำเนินการเรียบร้อย
• เทาเข้ม (ยกเลิก) = ถูกยกเลิก
• แดง (ไม่อนุมัติ) = ถูกตีกลับ