หมวด: การขาย · คำศัพท์

สร้างใบเสนอราคา

ใบเสนอราคาคือเอกสารที่ส่งให้ลูกค้าดูราคาสินค้าก่อนตัดสินใจซื้อ เมื่อลูกค้าตกลง สามารถแปลงเป็นใบสั่งขายได้ทันที

สิ่งที่ต้องเตรียม: ต้องมีลูกค้าในระบบแล้ว (สร้างผู้ติดต่อ)

เปิดหน้าสร้างใบเสนอราคา

1. คลิกเมนู การขาย > ใบเสนอราคา ที่แถบด้านซ้าย ระบบจะแสดงรายการใบเสนอราคาทั้งหมด

2. คลิกปุ่ม สร้าง มุมขวาบน ระบบจะเปิดแบบฟอร์มใบเสนอราคาเปล่า

กรอกข้อมูลเอกสาร

ส่วนหัวเอกสาร

• เลขที่เอกสาร -- ระบบสร้างให้อัตโนมัติ ไม่ต้องกรอก
• วันที่เอกสาร -- ค่าเริ่มต้นคือวันนี้ เปลี่ยนได้ถ้าต้องการ
• วันครบกำหนด -- วันหมดอายุของใบเสนอราคา (ไม่บังคับ)
• เครดิต (วัน) -- จำนวนวันที่ให้เครดิตลูกค้า (ไม่บังคับ)
• หมายเลขอ้างอิง -- เลขอ้างอิงภายนอก เช่น เลข PO ของลูกค้า (ไม่บังคับ)

เลือกลูกค้า

1. คลิกช่อง ลูกค้า ระบบจะเปิดหน้าต่างค้นหาลูกค้า
2. พิมพ์ชื่อหรือรหัสลูกค้า แล้วเลือกจากรายการ
3. ระบบจะกรอกข้อมูลให้อัตโนมัติ: เลขประจำตัวผู้เสียภาษี, ที่อยู่, เบอร์โทร, อีเมล

เพิ่มสินค้า

1. คลิกปุ่ม เพิ่ม ในส่วนตารางสินค้า ระบบจะเปิดหน้าต่างเลือกสินค้า
2. เลือกสินค้าที่ต้องการ แล้วคลิก เลือก สินค้าจะเพิ่มเข้าตาราง
3. กรอกข้อมูลแต่ละรายการ:

ช่อง	คำอธิบาย
จำนวน	จำนวนสินค้า (ต้องมากกว่า 0)
หน่วย	หน่วยนับ เช่น ชิ้น, กล่อง
ราคา/หน่วย	ราคาต่อหน่วย
ส่วนลด/หน่วย	ส่วนลดต่อชิ้น เลือกเป็นบาทหรือเปอร์เซ็นต์
ภาษี	อัตราภาษี: ไม่มี, 0%, หรือ 7%
หัก ณ ที่จ่าย	อัตราหัก ณ ที่จ่าย ถ้ามี

4. ระบบจะคำนวณ มูลค่าก่อนภาษี ให้อัตโนมัติ

ส่วนลดและหมายเหตุ

• ส่วนลดท้ายบิล -- ส่วนลดรวมทั้งใบ กรอกเป็นบาทหรือเปอร์เซ็นต์
• ค่าจัดส่ง -- ค่าส่งสินค้า (ไม่บังคับ)
• หมายเหตุ -- บันทึกเพิ่มเติม เลือกจากแม่แบบหรือพิมพ์เอง

ระบบจะคำนวณยอดรวมท้ายเอกสารให้อัตโนมัติ ได้แก่ มูลค่าก่อนภาษี, ภาษีมูลค่าเพิ่ม, มูลค่าสุทธิ และยอดชำระสุทธิ

บันทึกร่าง

คลิกปุ่ม บันทึกร่าง ระบบจะบันทึกเอกสารในสถานะ ร่าง กลับมาแก้ไขได้ทุกเมื่อ

ส่งอนุมัติ

เมื่อข้อมูลครบถ้วนแล้ว:

1. คลิกปุ่ม ส่ง ระบบจะส่งเอกสารเข้าสู่ขั้นตอนอนุมัติ
2. สถานะจะเปลี่ยนเป็น:
   • รออนุมัติ -- ถ้าบริษัทตั้งค่าให้ต้องมีคนอนุมัติ
   • รอตอบรับ -- ถ้าไม่ต้องอนุมัติ รอลูกค้าตอบรับเลย

ยอมรับใบเสนอราคา

เมื่อลูกค้าตอบรับแล้ว:

1. เปิดใบเสนอราคาที่มีสถานะ รอตอบรับ
2. คลิกปุ่ม ยอมรับใบเสนอราคา ระบบจะเปิดหน้าต่างให้กรอกข้อมูล
3. กรอก วันที่ยอมรับ และ หลักฐานอ้างอิง (ถ้ามี) แนบไฟล์ได้
4. คลิก ยืนยัน สถานะจะเปลี่ยนเป็น ตอบรับแล้ว

ตัวเลือกอื่น

คลิกปุ่ม ตัวเลือก มุมขวาบนของเอกสาร เพื่อ:

ตัวเลือก	ใช้ทำอะไร
แก้ไข	เปิดโหมดแก้ไขข้อมูล
คัดลอก	สร้างใบเสนอราคาใหม่โดยคัดลอกข้อมูลจากใบนี้
ยกเลิก	ยกเลิกใบเสนอราคา (ยกเลิกแล้วเปลี่ยนแปลงไม่ได้)

สิ่งที่ต้องระวัง

• ต้องเลือกลูกค้าก่อนบันทึกเสมอ
• ต้องมีสินค้าอย่างน้อย 1 รายการ
• เมื่อยกเลิกเอกสารแล้ว ไม่สามารถเปลี่ยนกลับได้ ถ้าต้องการใช้ข้อมูลเดิม ให้ใช้ คัดลอก แทน