บันทึกค่าใช้จ่ายบริการผ่านใบสั่งซื้อ
Workflow นี้ครอบคลุมทั้งกระบวนการ ตั้งแต่ตั้งค่าระบบจนถึงการแจ้งยอดชำระเงินให้ฝ่ายบัญชี
เหมาะสำหรับ: ค่าขนส่ง, ค่าแรงงาน, ค่าที่ปรึกษา, ค่าบริการรายเดือน หรือค่าใช้จ่ายบริการใดๆ ที่ต้องการ PO อ้างอิง
ภาพรวม Workflow
[1] สร้างหมวดหมู่ "ค่าใช้จ่าย" ← ทำครั้งเดียว
↓
[2] สร้างรายการบริการ ← ทำครั้งเดียวต่อบริการ
↓
[3] สร้างใบสั่งซื้อ + เพิ่มบริการ ← ทำทุกครั้งที่สั่งซื้อ
↓
[4] อนุมัติ → นำออกรายงานใบสั่งซื้อ ← แจ้งฝ่ายบัญชีได้เลย
ขั้นตอนที่ 1 — สร้างหมวดหมู่ "ค่าใช้จ่าย"
ทำเพียงครั้งเดียว — ถ้ามีหมวดหมู่นี้แล้ว ข้ามไปขั้นตอนที่ 2
- คลิกเมนู ตั้งค่า > คลัง > หมวดหมู่ 1
- คลิกปุ่ม เพิ่มหมวดหมู่ 1
- กรอกชื่อ เช่น
ค่าใช้จ่ายหรือบริการภายนอก - คลิก บันทึก
ดูรายละเอียดเพิ่มเติม: ตั้งค่าคลังสินค้า — หมวดหมู่สินค้า
ขั้นตอนที่ 2 — สร้างรายการบริการ
ทำครั้งเดียวต่อประเภทบริการ — เช่น สร้าง "ค่าขนส่ง" ไว้ใช้ได้เรื่อยๆ
- คลิกเมนู คลังสินค้า > สินค้า
- คลิกปุ่ม สร้างสินค้า > เลือก บริการ
- กรอกข้อมูล:
| ช่อง | ตัวอย่าง |
|---|---|
| ชื่อสินค้า | ค่าขนส่ง, ค่าบริการติดตั้ง, ค่าที่ปรึกษา |
| หมวดหมู่ 1 | ค่าใช้จ่าย (ที่สร้างในขั้นตอนที่ 1) |
| หน่วย | ครั้ง, งาน, เดือน, ชั่วโมง |
| ซื้อได้ | ติ๊กถูก |
- คลิก บันทึก
ดูรายละเอียดเพิ่มเติม: สร้างบริการ
ขั้นตอนที่ 3 — สร้างใบสั่งซื้อและเพิ่มรายการบริการ
3.1 เปิดหน้าสร้างใบสั่งซื้อ
- คลิกเมนู จัดซื้อ > ใบสั่งซื้อ
- คลิกปุ่ม สร้างใบสั่งซื้อ
3.2 กรอกหัวเอกสาร
| ช่อง | วิธีกรอก |
|---|---|
| วันที่เอกสาร | ระบบใส่วั นนี้ให้ แก้ไขได้ |
| ผู้ขาย | เลือกชื่อบริษัทหรือผู้ให้บริการ |
| หมายเลขอ้างอิง | ใส่เลข Invoice ของผู้ขาย (ถ้ามี) |
| เครดิต (วัน) | จำนวนวันที่ให้เครดิต |
3.3 เพิ่มรายการบริการ
- คลิกปุ่ม เพิ่มสินค้า ในตารางรายการ
- ค้นหาบริการที่สร้างไว้ แล้วคลิก ยืนยัน
- กรอกข้อมูลรายการ:
| ช่อง | วิธีกรอก |
|---|---|
| จำนวน | จำนวนที่สั่ง เช่น 1 (ครั้ง) |
| ราคา/หน่วย | ราคาที่ตกลงกับผู้ขาย |
| ภาษี | เลือก 7% หรือตามที่ตกลง |
| หัก ณ ที่จ่าย | เลือกประเภท ถ้าต้องหัก เช่น 3% ค่าบริการ |
- คลิก เพิ่มสินค้า อีกครั้งถ้ามีหลายรายการ
3.4 ตรวจสอบยอดรวมและบันทึก
- ตรวจสอบ ยอดรวมสุทธิ และ จำนวนเงินทั้งสิ้น ที่แสดงด้านล่าง
- คลิก บันทึกร่าง เพื่อบันทึกไว้ก่อน หรือ ส่ง เพื่อส่งอนุมัติทันที
ขั้นตอนที่ 4 — อนุมัติและนำออกรายงาน (แจ้งฝ่ายบัญชี)
บริการและค่าใช้จ่าย ไม่มีการนำเข้า (GR) เมื่อใบสั่งซื้อผ่านการอนุมัติแล้ว ให้นำออกรายงานส่งฝ่ายบัญชีได้เลย
นำออกรายงานใบสั่งซื้อ
- คลิกเมนู จัดซื้อ > รายงาน > ใบสั่งซื้อ
- เลือก ช่วงเวลา ที่ต้องการ
- คลิก นำออก (Export)
- ส่งรายงานให้ฝ่ายบัญชีเพื่อใช้อ้างอิงในการชำระเงิน
ฝ่ายบัญชีสามารถใช้รายงานนี้ประกอบการชำระเงินได้ทันที โดยไม่ต้องรอเอกสารนำเข้า
บันทึกภาษีซื้อ (สำหรับฝ่ายบัญชี)
หลังอนุมัติแล้ว ถ้าต้องการบ ันทึกเลขที่ใบกำกับภาษี:
- เปิดใบสั่งซื้อ
- คลิก ตัวเลือก > บันทึกภาษีซื้อ
- กรอกเลขที่ใบกำกับภาษีและวันที่
- คลิก บันทึก
สรุปเอกสารที่เกิดขึ้นใน Workflow นี้
| เอกสาร | สถานะ | ใช้สำหรับ |
|---|---|---|
| ใบสั่งซื้อ (PO) | อนุมัติแล้ว | แจ้งผู้ขายและอนุมัติภายใน — ฝ่ายบัญชีใช้อ้างอิงชำระเงิน |
| รายงานใบสั่งซื้อ | นำออกแล้ว | ส่งฝ่ายบัญชีเพื่อประกอบการชำระเงิน |
| ภาษีซื้อ | บันทึกแล้ว | ใช้ยื่นภาษีมูลค่าเพิ่ม |
ข้อควรระวัง
| ปัญหา | วิธีแก้ |
|---|---|
| ไม่พบบริการในตอนเพิ่มรายการ | ตรวจสอบว่าสร้างบริการและติ๊ก "ซื้อได้" แล้ว |
| ไม่พบรายงานใบสั่งซื้อ | ตรวจสอบว่าเลือกช่วงเวลาถูกต้องและใบสั่งซื้อมีสถานะ "อนุมัติแล้ว" |
| ยอดรวมไม่ถูกต้อง | ตรวจสอบราคา ส่วนลด และอัตราภาษีแต่ละรายการ |