หมวด: คลังสินค้า · คำศัพท์

ปรับปรุงสต๊อก

สิ่งที่ต้องเตรียม: ต้องมีสินค้าในระบบแล้ว (สร้างสินค้าใหม่) และมีสินค้าในคลังที่ต้องการปรับ

ใบปรับปรุงใช้เพิ่มหรือลดจำนวนสต๊อกโดยไม่ต้องทำใบนำเข้าหรือนำออก เหมาะสำหรับ:

• ปรับยอดหลังตรวจนับสินค้า
• แก้ไขสต๊อกที่คลาดเคลื่อน
• บันทึกสินค้าชำรุดหรือสูญหาย

---

ขั้นตอนการปรับปรุง

ขั้นตอนที่ 1 — สร้างเอกสาร

1. ไปที่เมนู คลังสินค้า > ปรับปรุง
2. คลิก สร้างปรับปรุง

3. กรอกข้อมูล:

ช่อง	รายละเอียด	จำเป็น
เลขที่เอกสาร	ระบบสร้างให้อัตโนมัติ	ใช่
วันที่ปรับปรุง	วันที่ปรับสต๊อกจริง	ใช่
คลัง	คลังที่ต้องการปรับสต๊อก	ใช่
หมายเหตุ	เหตุผลในการปรับ เช่น "ปรับปรุงหลังตรวจนับประจำเดือน"	ไม่

ขั้นตอนที่ 2 — สแกนสินค้าและกรอกจำนวน

1. เลือก คลัง ก่อน (ช่องสแกนจะเปิดให้ใช้งาน)
2. สแกน Barcode สินค้าที่ต้องการปรับ
3. ระบบจะแสดง จำนวนคงคลัง ปัจจุบัน
4. กรอก จำนวนปรับปรุง:
   • ใส่จำนวน บวก เพื่อเพิ่มสต๊อก เช่น 5 หมายถึงเพิ่ม 5 ชิ้น
   • ใส่จำนวน ลบ เพื่อลดสต๊อก เช่น -3 หมายถึงลด 3 ชิ้น
5. ระบบจะคำนวณ จำนวนคงคลังใหม่ ให้ดู

สิ่งสำคัญ: จำนวนคงคลังใหม่ต้อง ไม่ติดลบ เช่น สต๊อกมี 5 ชิ้น ลดได้มากสุด -5

ขั้นตอนที่ 3 — บันทึกหรือส่งอนุมัติ

ถ้าบริษัทไม่ได้เปิดระบบอนุมัติ:

• คลิก ส่งอนุมัติ — สต๊อกจะถูกอัปเดตทันที เอกสารเปลี่ยนเป็น เสร็จสิ้น

ถ้าบริษัทเปิดระบบอนุมัติ:

• คลิก ส่งอนุมัติ — เอกสารจะเปลี่ยนเป็น รออนุมัติ
• ผู้มีสิทธิ์อนุมัติจะเห็นปุ่ม อนุมัติ หรือ ไม่อนุมัติ
• เมื่ออนุมัติแล้ว สต๊อกจะถูกอัปเดต

บันทึกร่างไว้ก่อน:

• คลิก บันทึกร่าง — เอกสารถูกบันทึกโดยยังไม่มีผลกับสต๊อก

---

สถานะเอกสาร

สถานะ	ความหมาย
ร่าง	สร้างแล้ว ยังแก้ไขได้
รออนุมัติ	ส่งอนุมัติแล้ว รอผู้อนุมัติตรวจสอบ (เฉพาะบริษัทที่เปิดระบบอนุมัติ)
ไม่อนุมัติ	ถูกปฏิเสธ แก้ไขแล้วส่งอนุมัติใหม่ได้
เสร็จสิ้น	สต๊อกถูกอัปเดตแล้ว
ยกเลิก	ยกเลิกเอกสาร ไม่มีผลกับสต๊อก

---

แก้ไขเอกสารที่เสร็จสิ้น

เพิ่มไฟล์แนบหรือแก้ไขหมายเหตุได้:

1. เปิดเอกสารสถานะ เสร็จสิ้น
2. คลิก ตัวเลือก > แก้ไข
3. เพิ่มไฟล์แนบหรือแก้หมายเหตุ
4. คลิก บันทึก

รายการสินค้าและจำนวนปรับปรุงแก้ไขไม่ได้หลังเสร็จสิ้น

---

ยกเลิกเอกสาร

1. เปิดเอกสารที่ยังไม่เสร็จสิ้น
2. คลิก ตัวเลือก > ยกเลิก
3. ยืนยัน

ยกเลิกไม่ได้ถ้าสถานะเป็น เสร็จสิ้น หรือ ยกเลิก แล้ว

---

นำเข้าใบปรับปรุงจาก Excel

สำหรับการปรับสต๊อกจำนวนมาก (เช่น หลังตรวจนับทั้งคลัง) สามารถนำเข้าจากไฟล์ Excel ได้

1. ไปที่เมนู คลังสินค้า > ปรับปรุง
2. คลิกปุ่ม ... (ตัวเลือก) มุมขวาบน แล้วเลือก นำเข้าใบปรับปรุง
3. ระบบจะแสดง 3 ขั้นตอน:

ขั้นตอนที่ 1 — อัปโหลดไฟล์

1. คลิก ดาวน์โหลด Template เพื่อดาวน์โหลดไฟล์ตัวอย่าง
2. กรอกข้อมูลในไฟล์ Excel:

คอลัมน์	จำเป็น	คำอธิบาย
เลขที่เอกสาร	ไม่	ใส่เลขเดียวกันเพื่อรวมเป็นเอกสารเดียว (ไม่ใส่ = ระบบสร้างให้)
วันที่ปรับปรุง	ไม่	แถวในเอกสารเดียวกันต้องวันที่เดียวกัน (ค่าเริ่มต้น = วันนี้)
Barcode	ใช่	บาร์โค้ดสินค้าหรือ Serial Number
จำนวน	ใช่	บวก = เพิ่มสต๊อก, ลบ = ลดสต๊อก (ห้ามเป็น 0)
คลัง	ใช่	แถวในเอกสารเดียวกันต้องคลังเดียวกัน
สถานที่	ใช่	ต้องอยู่ในคลังที่ระบุ
หมายเหตุ	ไม่	บันทึกเพิ่มเติม

3. ลากไฟล์มาวางหรือคลิกเพื่อเลือกไฟล์ แล้วคลิก ตรวจสอบไฟล์

ขั้นตอนที่ 2 — ตรวจสอบข้อมูล

ระบบจะตรวจสอบข้อมูลทั้งหมด ถ้ามีข้อผิดพลาดจะแสดงรายการแถวที่มีปัญหา แก้ไขในไฟล์แล้วอัปโหลดใหม่ได้

ถ้าข้อมูลถูกต้อง คลิก นำเข้าข้อมูล

ขั้นตอนที่ 3 — ผลการนำเข้า

ระบบจะแสดงแท็บ สำเร็จ และ ไม่สำเร็จ สำหรับดูผลลัพธ์ คลิก ดูเอกสารปรับปรุง เพื่อเปิดดูเอกสารที่สร้าง

หมายเหตุ: เอกสารที่นำเข้าจะอยู่ในสถานะ ร่าง — ต้องส่งอนุมัติเองเหมือนสร้างด้วยมือ

ข้อจำกัด:

• นำเข้าได้สูงสุด 5,000 แถว ต่อครั้ง
• จำนวนคงคลังหลังปรับต้องไม่ติดลบ
• ห้ามใช้อักขระพิเศษ (#, ?, !, ;) ในเลขที่เอกสาร

---

ข้อควรระวัง

• สินค้าเพิ่มได้โดย สแกน Barcode เท่านั้น ไม่มีปุ่มเพิ่มสินค้าด้วยตัวเอง
• จำนวนปรับปรุง ห้ามเป็น 0 — ต้องเป็นบวกหรือลบเท่านั้น
• ถ้าลดสต๊อกจนติดลบ ระบบจะไม่ให้บันทึก
• ถ้าเปลี่ยนคลังหลังจากสแกนสินค้าแล้ว ระบบจะลบรายการทั้งหมด (ถามยืนยันก่อน)
• Barcode ที่สแกนต้องอยู่ในคลังที่เลือก