สร้างใบขอซื้อ
ใบขอซื้อใช้สำหรับแจ้งความต้องการซื้อสินค้า เมื่ออนุมัติแล้วจะนำไปสร้างใบสั่งซื้อต่อได้
สิ่งที่ต้องเตรียม: ไม่มี สร้างได้เลย
ขั้นตอนการสร้าง
1. เปิดหน้าสร้างใบขอซื้อ
คลิกเมนู จัดซื้อ > ใบขอซื้อ > คลิกปุ่ม สร้างใบขอซื้อ
ระบบจะเปิดแบบฟอร์มเปล่า พร้อมสร้างเลขที่เอกสารให้อัตโนมัติ
2. กรอกข้อมูลหัวเอกสาร
| ช่อง | วิธีกรอก |
|---|---|
| เลขที่เอกสาร | ระบบสร้างให้อัตโนมัติ ไม่ต้องแก้ไข |
| วันที่เอกสาร | ระบบใส่วันนี้ให้ แก้ไขได้ถ้าต้องการ |
| วันที่คาดว่าจะได้รับ | ระบบตั้งค่าเป็น 7 วันข้างหน้า แก้ไขได้ |
| คลังปลายทาง | เลือกคลังที่ต้องการรับสินค้า |
| หมายเลขอ้างอิง | ใส่เลขอ้างอิงจากภายนอก (ถ้ามี) |
3. ตรวจสอบข้อมูลผู้ขอ
ระบบจะใส่ชื่อ แผนก และตำแหน่งของผู้ใช้งานปัจจุบันให้อัตโนมัติ แก้ไขได้ถ้าต้องการ
4. เพิ่มรายการสินค้า
- คลิกปุ่ม เพิ่มสินค้า ที่ตารางรายการสินค้า
- หน้าต่างเลือกสินค้าจะเปิดขึ้น เลือกสินค้าที่ต้องการ แล้วคลิก ยืนยัน
- สินค้าจะถูกเพิ่มในตาราง
- กรอก จำนวน ที่ต้องการ
- เลือก หน่วย ที่ต้องการ
- ใส่ หมายเหตุสินค้า ถ้ามีรายละเอียดเพิ่มเติม
ทำซ้ำสำหรับสินค้าทุกรายการที่ต้องการ
5. เพิ่มหมายเหตุและไฟล์แนบ (ถ้ามี)
- เลือก หมายเหตุ จากรายการที่ตั้งไว้ หรือพิมพ์เอง
- ลากไฟล์มาวางที่ช่อง เอกสารแนบ หรือคลิกเพื่อเลือกไฟล์ (ไฟล์ละไม่เกิน 10 MB)
6. บันทึกหรือส่งอนุมัติ
- คลิก บันทึกร่าง เพื่อบันทึกไว้แก้ไขภายหลัง
- คลิก ส่ง เพื่อส่งให้หัวหน้าอนุมัติ
หากบริษัทไม่ได้ตั้งค่าการอนุมัติ คลิก ส่ง แล้วเอกสารจะเป็น อนุมัติแล้ว ทันที
การอนุมัติ
เมื่อเอกสารถูกส่งแล้ว หัวหน้าที่ได้รับมอบหมายจะเห็นปุ่ม:
- อนุมัติ — อนุมัติใบขอซื้อ พร้อมดำเนินการต่อ
- ไม่อนุมัติ — ไม่อนุมัติ ผู้ขอสามารถแก้ไขแล้วส่งใหม่ได้
สร้างใบสั่งซื้อจากใบขอซื้อ
เมื่อใบขอซื้อมีสถานะ อนุมัติแล้ว:
- เปิดใบขอซื้อที่ต้องการ
- คลิกปุ่ม สร้าง > ใบสั ่งซื้อ
- ระบบจะเปิดหน้าสร้างใบสั่งซื้อ พร้อมนำรายการสินค้าจากใบขอซื้อมาใส่ให้
การดำเนินการอื่น
คลิกปุ่ม ตัวเลือก (จุดสามจุด) ที่มุมขวาบน เพื่อ:
| ตัวเลือก | ทำอะไร |
|---|---|
| แก้ไข | เปิดแก้ไขเอกสาร (ใช้ได้เมื่อสถานะเป็นร่าง รออนุมัติ ไม่อนุมัติ อนุมัติแล้ว) |
| คัดลอก | สร้างใบขอซื้อใหม่โดยคัดลอกข้อมูลจากเอกสารนี้ |
| ยกเลิก | ยกเลิกเอกสาร (ต้องยืนยันก่อน) |
| พิมพ์ใบขอซื้อ | พิมพ์เอกสารเป็น PDF |
ข้อควรระวัง
| ปัญหา | วิธีแก้ |
|---|---|
| กดส่งแล้วไม่ขึ้นสถานะอนุมัติ | ตรวจสอบว่ากรอกข้อมูลครบทุกช่องที่จำเป็น (สินค้า จำนวน หน่วย) |
| ไม่สามารถสร้างใบสั่งซื้อได้ | ใบขอซื้อต้องมีสถานะ อนุมัติแล้ว ก่อน |
| แก้ไขไม่ได้ | เอกสารที่สั่งซื้อบางส่วนหรือทั้งหมดแล้วจะแก้ไขไม่ได้ |